Abgeben und Delegieren – der Schlüssel zum Erfolg

AL zu sein heisst nicht, alles selber zu erledigen, sondern den Überblick darüber zu haben, dass die Aufgaben gerecht verteilt und erledigt werden.

Nicht nur auf dein Team können Aufgaben verteilt werden, auch der Vorstand eurer Abteilung kann Aufgaben übernehmen.

Aufgaben des Präsidiums:

  • Vorstandssitzung planen und leiten 
  • Generalversammlung einberufen
  • Koordination des Jahresprogramms zusammen mit der Abteilungsleitung
  • Verfassen des Jahresberichtes
  • Führung der Vorstandsmitarbeitenden
  • Führen des strategischen Prozesses
  • Offizieller Ansprechpartner des Vereins sein

Aufgaben des Aktuariats:

  • Protokolle verfassen
  • Adressverwaltung führen
  • Aufbau und Betreuung der Trägerschaft
  • Korrespondenz führen
  • Teilnahme an Vorstandssitzung und Generalversammlung

Kasse:

  • Budget erstellen zuhanden der Generalversammlung
  • Rechnungsführung und Budgetkontrolle
  • Teilnahme an Vorstandssitzungen und Generalversammlung

Supervision:

  • Begleitung und Betreuung des Leiterteams
  • Krisenmanagement
  • Teilnahme an Vorstandssitzungen und Generalversammlung

Je nach Absprache: PR/Öffentlichkeitsarbeit:

  • Öffentliche Auftritte koordinieren (z.B. Zeitung)
  • Homepage, Flyer, Werbeaktionen
  • Teilnahme an Vorstandssitzungen und Generalversammlung

Elternvertretung:

  • Gibt Aussensicht auf den Verein
  • Materialverantwortliche*r
  • Ist verantwortlich für das Material der Abteilung, gibt es an die Leiter*innen raus und kontrolliert es anschliessend auf Vollständigkeit und Sauberkeit. Er*Sie ist ebenfalls Ansprechperson für Leiter*innen aus anderen Abteilungen, welche Material mieten möchten. Einmal jährlich soll zudem eine Kontrolle organisiert werden, um altes oder kaputtes Material zu ersetzen oder zu reparieren.
  • Lädeliverantwortliche*r
  • Ist verantwortlich, dass genügend Materialien wie Jungscharhemden, Cevi-T-Shirts, Jungscharkrawatten, usw. vorhanden sind. Natürlich kann das Lädeli je nach Bedürfnis mit eigenem Werbematerial, Büchern etc. erweitert werden. Er*Sie ist dafür zuständig, dass die Öffnungszeiten bekannt sind und eingehalten werden und verwaltet die Kasse des Lädelis, die Ende Jahr abgerechnet wird.
  • Cevi-E Gruppe
  • Die Cevi-E Gruppe besteht aus ehemaligen Mitgliedern der Abteilung, welche sich nach der aktiven Cevi-Zeit ab und zu treffen, um etwas zu unternehmen oder um die Abteilung im Hintergrund zu unterstützen (finanziell oder personell). Jemand aus dem Leiterteam soll als Ansprechsperson zur Verfügung stehen um den Kontakt mit den Ehemaligen zu gewährleisten, damit man sich bei Bedarf aushelfen kann. Diese Aufgabe kann auch vom Vorstand übernommen werden.
  • Lagerverantwortliche*r
  • Plant mit der Abteilungsleitung die Lager und leitet diese. Er*Sie ist ebenfalls für die ganze Abwicklung mit dem J+S Coach verantwortlich und muss über die entsprechende Ausbildung verfügen. 

Auch die restlichen Leiter*innen deiner Abteilung übernehmen wichtige Aufgaben. Du als AL schaust dafür, dass ihnen diese Aufgaben klar sind und dass sie ausgeführt werden.

Aufgaben Gruppenleiter*in

  • Jahresplanung für die eigene Gruppe kommunizieren
  • Selbständiges planen und durchführen von Gruppenprogrammen
  • Krisen in der Gruppe wahrnehmen und mit Stufenleiter*in oder ALs besprechen
  • Helfer*innen einführen und anleiten
  • Gruppengeist aktiv fördern
  • Teilnahme an Abteilungsanlässen

Hilfsleiter*in

  • Unterstützung der Gruppenleitung an Jungschinachmittagen
  • Gruppenprogramme und Gruppengeist mitprägen
  • Kleine Blöcke selbständig planen und durchführen, wachsende Verantwortung wahrnehmen
  • aktive Teilnahme an Team- und Abteilungsanlässen  sich einleben

Die Zusammenarbeit in der Kirche geht im Idealfall Hand in Hand.
Ihr als Cevi-Abteilung deckt nämlich einen wichtigen Teil der Kinder- und Jugendarbeit einer Kirchgemeinde ab. Als Gegenleistung erhalten die meisten Abteilungen eine finanzielle Unterstützung oder personelle Ressourcen.

Bei abteilungsinternen Schwierigkeiten kann bei einem guten Vertrauensverhältnis auch eine Pfarrperson eine Anlaufstelle für euch sein.

Ausserdem ist kann die Kirche auch einen Teil eures PR-Konzeptes abdecken: So kann die Kirchgemeinde euch beim Streuen der Flyer helfen oder an ihren Anlässen auf euer Angebot aufmerksam machen.

Eine freundschaftlich gelebte Beziehung zwischen Kirche und Cevi ist ein Gewinn für alle und legt den Boden für eine erfolgreiche Abteilung.

Unterstützungsstrukturen Cevi RV

Wir vom Regionalverband sind bemüht, euch möglichst gut in kniffligen Situationen zu unterstützen.
Hier siehst du einen Überblick von allen Gruppen, Personen und Rollen, die dir und dem AL-Team helfen können, wenn ihr selber nicht mehr weiterkommt. Crescendo unterstützt euch von März 2019-2023, da dies eine Projektstelle ist.

Meldeschema bei Problemen

Damit Probleme zu dir durchdringen, braucht es ein Meldeschema, damit zum einen nicht alle gleich zu dir rennen und du zum anderen trotzdem erfährst, wenn ein Problem auf tieferer Ebene nicht gelöst werden konnte. Umgekehrt sind auch wir darauf angewiesen zu erfahren, wenn du als AL ein Problem nicht vor Ort lösen kannst. Und so sieht das Meldeschema aus:

Das wirkt banal, wird in der Realität aber häufig nicht eingehalten. Als AL bist du daher angehalten, stets bei deinen Leuten nachzufragen: Höre ich nichts, weil alles rund läuft oder weil gar nichts mehr läuft?

Wenn die HilfsleiterInnen Probleme mit ihren GruppenleiterInnen haben, macht es ausserdem Sinn, dass sie dich direkt dazuziehen.

Die Standortbestimmung ist ein Teil dieses Meldeschemas: Du hast die Möglichkeit, dort auf Probleme aufmerksam zu machen, die dringend oder weniger dringend sein können und umgekehrt ist es auch möglich, dass wir euch kontaktieren, weil uns etwas in der STAO aufgefallen ist.

Wie verteile ich Aufgaben gerecht?

Du hörst Sätze wie „bei uns müssen sich immer die gleichen Personen um alles kümmern“ oft in deiner Abteilung?

Kontaktiere Paprika von Crescendo um über eine faire Aufgabenverteilung in deiner Abteilung zu sprechen.

Übrigens: Eine Neuverteilung der Ämtli und Aufgaben ist spätestens dann angebracht, wenn neue Leiter*innen ins Team dazustossen.

Call to action

  • Führe mit der Abteilung ein offenes Gespräch: Gibt es Ämtli, die untergehen? Müssen Aufgaben anders verteilt werden?
  • Verschafft euch einen Überblick über Aufgaben, die nicht effizient erledigt werden (wenn z.B. vier Leute für eine kleine Aufgabe verantwortlich sind, während eine Person viele grössere Aufgaben übernimmt)
  • Fragt euch: Was ist unsere Vision? Wo wollen wir in den nächsten zwei Jahren hin – und was brauchen wir, um dahin zu kommen?