Eine Pflicht – was ist das überhaupt?
Im Cevi ist häufig Improvisationstalent gefragt und manchmal werden Dinge noch in letzter Minute erledigt. Das macht uns aus. Als AL bist du allerdings für drei wichtige organisatorische Dinge zuständig, auf die wir für einen reibungslosen Ablauf angewiesen sind – wir wiederum geben uns Mühe, den Aufwand für euch möglichst gering zu halten!
Pflichtdokumente
Die folgenden drei Dokumente bilden die Basis der Zusammenarbeit von RV und Abteilung:
Mitgliedererhebung
| Ansprechsperson | Administration |
| Wann, wie | Anfang Jahr via Cevi DB |
| Wozu | – Berechnung eurer Stimmen an DV – Abdeckung der Haftpflicht – Berechnung des Mitgliederbeitrages |
| Zeitlicher Aufwand | Bei gut geführter DB zehn Minuten. |
| Hinweis | Bitte arbeitet wahrheitsgemäss und fristgemäss. |
Hier findest du ein Video, in dem erklärt wird, wie du mit wenigen Klicks die Mitgliedererhebung ausfüllst.
Mitgliederrechnung
| Ansprechsperson | Administration |
| Wanns, wie | Nach der DV per Post |
| Wozu | Mit den Beiträgen wird eine Begleitung/Stärkung eurer Cevitätigkeit sichergestellt. |
| Zeitlicher Aufwand | Eine Einzahlung |
| Hinweis | Bei Vereinen übernimmt diese Aufgabe der Kassier. Also unbedingt sicherstellen, dass die aktuelle Adresse eures Kassiers in der DB stimmt. |
Hier findest du ein Video, wie du in die Kassiererin eurer Abteilung erfassen kannst. Das ist absolut notwendig, damit wir die Rechnungen korrekt verschicken können.
Standortbestimmung
| Ansprechsperson | AG Begleitung, JugendarbeiterIn |
| Wann, wie | Anfang Okt. an euren RV-Coach, Deadline ist der 31. Jan., sprecht euch mit eurem RV-Coach ab um sie gemeinsam auszufüllen. |
| Wozu | Für RV: Begleitung/ Stärkung eurer Abteilung; Frühzeitiges Erkennen von Schwierigkeiten Für euch: Anlass um über aktuellen Stand sowie Zukunft eurer Abteilung zu sprechen |
| Zeitlicher Aufwand | Einen Höck |
| Hinweis | Es macht unter Umständen Sinn, euren Coach für mehr als einen Höck einzuladen, z.B. könnt ihr während der Stao Dinge festlegen, die ihr zu einem späteren Zeitpunkt mit eurem Coach überprüft, damit sie nicht versanden. |
Pflicht zum Lesen und Bearbeiten von Informationen
Jetzt, da du neu AL bist, gelangen auch mehr Informationen zu dir. Deshalb ist es wichtig, dass du mit deinem AL-Team klar abmacht, wer fürs Weiterleiten oder Bearbeiten welcher Informationskanäle zuständig ist.
Nur für ALs zugänglich
- AL-Mail-Versand: Wird ca. 6-mal im Jahr an alle ALs/Coachs/Vereinspräsidenten der Abteilung gesendet.
- AL-Postversand: Wird 2-mal jährlich an den eingetragenen AL versendet. Dieser legt die darin enthaltenen Informationen auf bzw. verteilt diese an die entsprechenden Personen.
- AL-Chat: Für dringliche Informationen aus der Region, die nicht auf den nächsten Versand warten können. Möglichkeit um andere ALs zu informieren/etwas zu fragen.
Für alle Leiterinnen und Leiter zugänglich:
- Newsletter: Dieser ist auf euer Leitungsteam ausgerichtet. Neben Informationen zu Aktualitäten in der Region gibt es Programmtipps. Schaut, dass ihr regelmässig im Team informiert, wie man diesen abonnieren kann. Idealerweise hat min. ein*e AL oder LeiterIn den Newsletter abonniert.
- Cevität: Verbandszeitschrift unserer Region, die alle Leiter*innen ab dem Besuch des GKu’s bekommen. Falls ihr Leitende habt, die keinen Kurs von uns besucht haben, dann meldet uns ihre Kontaktdaten, damit wir sie in den Versand aufnehmen können.
- Webseite: Alle, die möchten, können uns auf Facebook/Instagram abonnieren, leave a like 🙂
Pflicht zum Aufrechterhalten der Daten
Damit du die Mitgliedererhebung mit einem Klick ausführen kannst, muss die Datenbank aktuell sein. Auch sonst verhindert eine aktuelle Datenbank Missverständnisse und lange Umwege.
Cevi DB
Ihr seid für die Verwaltung der Adressen eurer Abteilungen zuständig – oder delegiert dieses Amt an eine Person der Abteilung. Bitte haltet die Adressen, E-Mail-Adresse und Telefonnummern eurer Abteilung stets aktuell (insb. Abteilungsleitende, Coachs, Kassier, Vereinsleitung). Denkt daran abtretende Personen nicht zu löschen, sondern sie als Cevi-E (Ehemalige) für euch erfasst zu behalten.
Mutationen bei Ämtli
Bei Wechseln in den folgenden Ämtli meldet ihr uns dies per Mail oder Telefon im Seki:
- ALs
- RV-Coach
- J+S-Coach
- Vereinspräsidium
- KassiererIn
Wozu: Diese Personen sind bei uns auf Versandlisten und in Chats. All dies können wir nur dann aktuell behalten, wenn ihr uns Mutationen meldet. Zudem laden wir neue ALs und Coachs jeweils persönlich zu Einführungen ein.
Call to action
- Definiert, wer im AL-Team für die Umsetzung des AL-Versands in der Abteilung zuständig ist.
- Gehe die Datenbank durch: Sind die Rollen im Abschnitt „Mutationen bei Ämtli“ richtig verteilt?
- Diskutiert im AL-Team die Frage zur Zusammenarbeit mit dem RV-Coach: Seid ihr zufrieden? Kennt der Coach eure Abteilung?