Eine Pflicht – was ist das überhaupt?

Im Cevi ist häufig Improvisationstalent gefragt und manchmal werden Dinge noch in letzter Minute erledigt. Das macht uns aus. Als AL bist du allerdings für drei wichtige organisatorische Dinge zuständig, auf die wir für einen reibungslosen Ablauf angewiesen sind – wir wiederum geben uns Mühe, den Aufwand für euch möglichst gering zu halten!

Pflichtdokumente

Die folgenden drei Dokumente bilden die Basis der Zusammenarbeit von RV und Abteilung:

                          

AnsprechspersonAdministration (Gina)
Wann, wieAnfang Jahr via Cevi DB
Wozu– Berechnung eurer Stimmen an DV
– Abdeckung der Haftpflicht
– Berechnung des Mitgliederbeitrages
Zeitlicher AufwandBei gut geführter DB zehn Minuten.
HinweisBitte arbeitet wahrheitsgemäss und fristgemäss.
AnsprechspersonAdministration (Gina)
Wanns, wieNach der DV per Post
WozuMit den Beiträgen wird eine Begleitung/Stärkung eurer Cevitätigkeit sichergestellt.
Zeitlicher AufwandEine Einzahlung
HinweisBei Vereinen übernimmt diese Aufgabe der Kassier. Also unbedingt sicherstellen, dass die aktuelle Adresse eures Kassiers in der DB stimmt.
AnsprechspersonAG Begleitung, Jugendarbeiterin (Sarah)
Wann, wieAnfang Okt. an euren RV-Coach, Deadline ist der 31. Jan., sprecht euch mit eurem RV-Coach ab um sie gemeinsam auszufüllen.
WozuFür RV: Frühzeitiges Erkennen von Schwierigkeiten
Für euch: Anlass um über aktuellen Stand sowie Zukunft eurer Abteilung zu sprechen
Zeitlicher AufwandEinen Höck
HinweisEs macht unter Umständen Sinn, euren Coach für mehr als einen Höck einzuladen, z.B. könnt ihr während der Stao Dinge festlegen, die ihr zu einem späteren Zeitpunkt mit eurem Coach überprüft, damit sie nicht versanden.

Pflicht zum Lesen und Bearbeiten von Informationen

Jetzt, da du neu AL bist, gelangen auch mehr Informationen zu dir. Deshalb ist es wichtig, dass du mit deinem AL-Team klar abmacht, wer fürs Weiterleiten oder Bearbeiten welcher Informationskanäle zuständig ist.

  • AL-Mail-Versand: Wird ca. 6-mal im Jahr an alle ALs/Coachs/Vereinspräsidenten der Abteilung gesendet.
  • AL-Postversand: Wird 2-mal jährlich an den eingetragenen AL versendet. Dieser legt die darin enthaltenen Informationen auf bzw. verteilt diese an die entsprechenden Personen.
  • AL-Chat: Für dringliche Informationen aus der Region, die nicht auf den nächsten Versand warten können. Möglichkeit um andere ALs zu informieren/etwas zu fragen.
  • Newsletter: Dieser ist auf euer Leitungsteam ausgerichtet. Neben Informationen zu Aktualitäten in der Region gibt es Programmtipps. Schaut, dass ihr regelmässig im Team informiert, wie man diesen abonnieren kann. Idealerweise hat min. ein*e AL oder LeiterIn den Newsletter abonniert.
  • Cevität: Verbandszeitschrift unserer Region, die alle Leiter*innen ab dem Besuch des GKu’s bekommen. Falls ihr Leitende habt, die keinen Kurs von uns besucht haben, dann meldet uns ihre Kontaktdaten, damit wir sie in den Versand aufnehmen können.
  • Webseite: Alle, die möchten, können uns auf Facebook/Instagram abonnieren, leave a like 🙂

Pflicht zum Aufrechterhalten der Daten

Damit du die Mitgliedererhebung mit einem Klick ausführen kannst, muss die Datenbank aktuell sein. Auch sonst verhindert eine aktuelle Datenbank Missverständnisse und lange Umwege.

Ihr seid für die Verwaltung der Adressen eurer Abteilungen zuständig – oder delegiert dieses Amt an eine Person der Abteilung. Bitte haltet die Adressen, E-Mail-Adresse und Telefonnummern eurer Abteilung stets aktuell (insb. Abteilungsleitende, Coachs, Kassier, Vereinsleitung). Denkt daran abtretende Personen nicht zu löschen, sondern sie als Cevi-E (Ehemalige) für euch erfasst zu behalten.

Bei Wechseln in den folgenden Ämtli meldet ihr uns dies per Mail oder Telefon im Seki:

  • ALs
  • RV-Coach
  • J+S-Coach
  • Vereinsleitung
  • KassiererIn

Wozu: Diese Personen sind bei uns auf Versandlisten und in Chats. All dies können wir nur dann aktuell behalten, wenn ihr uns Mutationen meldet. Zudem laden wir neue ALs und Coachs jeweils persönlich zu Einführungen ein.

Call to action

  • Definiert, wer im AL-Team für die Umsetzung des AL-Versands in der Abteilung zuständig ist.
  • Gehe die Datenbank durch: Sind die Rollen im Abschnitt „Mutationen bei Ämtli“ richtig verteilt?
  • Diskutiert im AL-Team die Frage zur Zusammenarbeit mit dem RV-Coach: Seid ihr zufrieden? Kennt der Coach eure Abteilung?