Datenschutzerklärung Cevi AG-SO-LU-ZG
Vom 1. September 2023
1 Worüber informiert diese Erklärung und für wen gilt sie?
Der Cevi Region AG-SO-LU-ZG ist der Regionalverband der Cevi-Abteilungen und -Vereine im Kanton Aargau, Solothurn, Luzern und Zug. Er betreibt eine Geschäftsstelle in Olten und ist in erster Linie für die Ausbildung sowie die fachliche Begleitung der freiwilligen und ehrenamtlichen Leiter*innen in den Cevi-Abteilungen und -Vereinen zuständig. Der Cevi Region Region AG-SO-LU-ZG ist Mitglied es Cevi Schweiz und arbeitet – geregelt über eine Leistungsvereinbarung – mit den Reformierten Kirchen Aargau zusammen.
In dieser Datenschutzerklärung erläutert der Cevi Region AG-SO-LU-ZG, wie er Personendaten erhebt und bearbeitet. Es handelt sich nicht um eine abschliessende Beschreibung. Spezielle Datenschutzerklärungen, Teilnahmebedingungen und ähnliche Dokumente können diese Datenschutzerklärung ergänzen.
Diese Datenschutzerklärung soll für Besuchende der Websites (siehe Pkt. 10) www.cevi-agsoluzg.ch und für den Cevi Region AG-SO-LU-ZG, insb. für die Mitgliederdatenbank CeviDB (siehe Pkt. 11), folgende Fragen beantworten:
> Welche Daten werden gesammelt?
> Zu welchem Zweck und wie bearbeiten wir Daten?
> Wann und wie kannst du der Datenbearbeitung widersprechen?
> Wann geben wir Daten an Dritte weiter?
> Was sind deine Rechte bezüglich deinen Daten?
> Wie lange speichern wir deine Daten?
> Welche Technologien setzen wir im Zusammenhang mit der Nutzung unserer Website ein?
> Wie lange bewahren wir Personendaten auf?
> Wie stellen wir die Datensicherheit sicher?
2 Wer ist verantwortlich?
Cevi Region AG-SO-LU-ZG, Florastrasse 21, 4600 Olten
3 Allgemeines zur Datenverarbeitung
Wir halten uns immer an die Vorgaben des Datenschutzrechts. Das Angebot des Cevi Region AG-SO-LU-ZG richtet sich ausschliesslich an Personen in der Schweiz.
Die Datenschutzerklärung kann jederzeit geändert werden.
Wir bearbeiten Personendaten immer transparent, verhältnismässig, nach Treu und Glauben und nach den Zwecken dieser Datenschutzerklärung. Wir bewahren Personendaten nur so lange auf, wie wir sie für die Erfüllung unseres Vereinszwecks benötigen. Wir nutzen Personendaten nur zur Erfüllung unseres Vereinszwecks.
Falls die Datenbearbeitung einen Rechtfertigungsgrund benötigt, kann die Datenbearbeitung durch deine Einwilligung, zur Durchführung eines Vertrages oder vorvertraglicher Massnahmen gegenüber dir, zur Erfüllung gesetzlicher Vorschriften oder durch unsere berechtigten Interessen, sofern deine Interessen nicht überwiegen, gerechtfertigt werden.
Falls die Datenbearbeitung deiner personenbezogenen Daten für bestimmte Zwecke auf deiner Einwilligung basiert und wir keinen anderen Rechtfertigungsgrund haben, kannst du deine Einwilligung jederzeit widerrufen oder einen Widerspruch zu einer Datenbearbeitung einlegen. Melde dich dafür an die oben bezeichneten verantwortlichen Stellen. Bereits erfolgte Datenverarbeitungen sind davon nicht betroffen.
Bei Fragen kannst du dich an den Cevi Region AG-SO-LU-ZG unter seki@cevi-agsoluzg.ch wenden.
4 Von uns bearbeitete Daten
Der Cevi Region AG-SO-LU-ZG bearbeitet vorwiegend vor dir zur Verfügung gestellte Personendaten. Ebenfalls haben wir je nach deiner Rolle im Cevi oder wenn sich Mitglieder der Abteilungen und Regionen für einen Anlass oder Kurs anmelden, Zugriff auf Personendaten, welche von den Cevi Abteilungen oder vom Cevi Schweiz stammen. Es kann sein, dass wir Daten über dich auch von Dritten oder von unseren Websites erhalten. Daten, welche wir bearbeiten, können in folgende Kategorien unterteilt werden:
> Personenstammdaten (Name, Adresse, Geburtsdatum, Kontaktdaten der Eltern, Geschlecht, Sprache, etc.)
> Kontaktdaten (Telefonnummer, Mailadresse, etc.)
> Ton- und Bildaufnahmen
> In Ausnahmefällen bei konkreter Notwendigkeit besonders schützenswerte Daten, wie Gesundheitsdaten, Konfession oder AHV-Nummern.
> Spendendaten (Beitragshöhe, Datum, Zweck)
5 Wann können wir Daten an Dritte weitergeben?
5.1 Auftragsbearbeitung
Es kann sein, dass wir Dienste Dritter (z.B. IT-Dienstleister, Service-Provider, Druckereien) in Anspruch nehmen, welche deine Daten für uns bearbeiten.
Diese Dritte dürfen die Daten nur im gleichen Umfang bearbeiten, wie auch wir dies dürfen. Wir gewährleisten auch bei solchen Dritten den Datenschutz.
Unter Umständen kann es im Rahmen der Auftragsverarbeitung zu Übermittlung deiner personenbezogenen Daten an Unternehmen im Ausland kommen. Diese Unternehmen sind im gleichen Umfang zum Datenschutz verpflichtet, wie wir selbst. Wir achten darauf, dass eine Bearbeitung grundsätzlich nur in der Schweiz erfolgt, in einzelnen Fällen kann eine Übermittlung aber auch weltweit erfolgen (beispielsweise nach Deutschland, Frankreich oder in die USA).
5.2 Weitergabe innerhalb des Cevi und an Dritte
Grundsätzlich werden deine Daten nur innerhalb des Cevi verwendet. Abgesehen von der Auftragsbearbeitung geben wir deine Personendaten an Dritte weiter, wenn du darin eingewilligt hast, dies zur Vertragserfüllung oder zur Durchführung vorvertraglicher Massnahmen gegenüber dir sowie zur Durchsetzung unserer Rechte notwendig ist, eine gesetzliche Pflicht besteht oder wenn wir ein berechtigtes Interesse dazu haben, welches deine gegenteiligen Interessen überwiegt.
Wir dürfen zu spezifischen Zwecken, z.B. der Durchführung und Gewährleistung der Cevi-Abläufe innerhalb der Cevi Organisationen, also insb. zwischen dem Cevi Schweiz, den Regionen und den Abteilungen Personendaten austauschen und weitergeben. Wir können deine Personendaten an andere, wie Schwestervereine, Organisatoren von Lagern und Kursen (z.B. SLRG) oder die Scout & Sport AG (Hajk) senden.
Zur Durchführung von Lagern und von Ausbildungskursen oder Anlässen sind wir unter Umständen verpflichtet, deine Daten an das Bundesamt für Sport oder das Bundesamt für Sozialversicherungen weiterzugeben. Weitere Informationen findest du im Informationsblatt von Jugend+Sport. Zu den hierfür benötigten Daten gehören neben den Personalien u.a. auch die AHV-Nummer. Wir können die Daten zur Sicherstellung einer Rettung der Rega mitteilen.
6 Wie lange bewahren wir Daten auf?
Personenbezogene Daten speichern wir nur solange dies für die Erfüllung des Zwecks der Datenerhebung erforderlich ist. Wir sind durch Anforderungen von J+S und dem Bundesamt für Sport verpflichtet, Daten von Kurs- und Lagerteilnehmenden für bis zu zehn Jahre aufzubewahren. Um die Sicherheit aller Teilnehmenden von Cevi-Angeboten stets gewährleisten zu können, speichern resp. bearbeiten wir Gesundheitsdaten für einen Notfall bei unseren Anlässen, Aktivitäten, Kursen oder Lagern. Wir behalten diese Daten aber nur so lange wie nötig. In der CeviDB speichern wir und AHV-Nummern nur für einzelne Anlässe, Lager oder Kurse. Nach diesen Anlässen werden die in der CeviDB gespeicherten Daten automatisch gelöscht.
Vertragsdaten speichern wir länger, da wir dazu durch gesetzliche Vorschriften verpflichtet sind. Wir müssen insbesondere geschäftliche Kommunikation, geschlossene Verträge und Buchungsbelege bis zu zehn Jahren aufbewahren. Soweit wir solche Daten von dir nicht mehr zur Durchführung der Dienstleistungen benötigen, werden die Daten gesperrt und wir verwenden sie nur noch für Zwecke der Rechnungslegung und für Steuerzwecke.
7 Bearbeitungsort
Wir arbeiten für unsere IT-Infrastruktur vor allem mit Anbietern in der Schweiz zusammen. Unsere Daten werden primär auf einem Nextcloud-Server gespeichert, welcher von der Firma hosttech GmbH in der Schweiz gehostet wird. Der Datenzugriff wird über die Mitgliederdatenbank CeviDB verwaltet. Ebenfalls nutzen wir die Infrastruktur von Microsoft, z.B. Microsoft OneDrive oder Sharepoint, um Daten zu speichern. Die Daten werden auf Servern von Microsoft in der Schweiz gespeichert. Im Rahmen der gängigen Auftragsbearbeitung durch unsere IT-Anbieter werden deine Daten auch in der EU oder allenfalls in den USA gespeichert.
Für unsere Mitgliederdatenbank verwenden wir die CeviDB, welche ihre Server ebenfalls in der Schweiz hat (siehe Pkt. 11).
Die Spendenverwaltung erfolgt über eine intern entwickelte Applikation, welche von der Firma Novatrend Service GmbH in der Schweiz gehostet wird und die über eine Schnittstelle der Mitgliederdatenbank CeviDB Personenstammdaten liest. Die Finanzbuchhaltungs-Applikation Abacus wird auf einem Server beim Cevi Schweiz, Sihlstrasse 33, 8001 Zürich betrieben. Sie verwaltet die zu den Kreditoren zugehörigen Personendaten.
Wir nutzen gelegentlich Google Forms und Google Drive. Dies sind Dienstleistungen von Google, die ihren Sitz in Irland hat. Google Irland stützt sich dabei auf Google LLC (mit Sitz in den USA) als Auftragsbearbeiter (beide «Google»), www.google.com). Dabei verarbeitete Datenkategorien sind: technische Verbindungsdaten des Serverzugriffs (IP-Adresse, Datum, Uhrzeit, abgefragte Seite, Browser-Informationen), Daten zur Erstellung von Nutzungsstatistiken, Daten über die Nutzung der Website sowie die Protokollierung von Klicks auf einzelne Elemente. Der Zweck der Verarbeitung ist die Auslieferung und Bereitstellung der Website. Die Nutzung von Google Forms erfolgt im Interesse einer leichten Verwertung der angegebenen Daten. Diese Informationen werden in der Regel an einen Server von Google in den USA übertragen und dort gespeichert.
Wir nutzen für die Kommunikation unter Teams des Cevi Region AG-SO-LU-ZG sowie als Informationskanal der Messenger Dienst WhatsApp. Die Nachrichten werden verschlüsselt übermittelt. Das Hinzufügen zu Messenger-Chats erfolgt durch Einladungslink.
WhatsApp ist ein Unternehmen von META und hat seinen zuständigen Sitz in Irland (WhatsApp Ireland Limited). WhatsApp verarbeitet Metadaten zum Inhalt von Nachrichten sowie Informationen wie Namen, Profilbild, Telefonnummer, Kontakte, Standortdaten etc. und teilt diese personenbezogenen Daten teilweise auch mit anderen META-Unternehmen. Weitere Informationen: https://www.whatsapp.com/legal/privacy-policy.
8 Wie schützen wir deine Daten?
Wir bewahren deine Daten sicher auf und ergreifen angemessene Massnahmen, um deine Daten zu schützen. Vertragspartner und Verantwortliche, die Zugang zu deinen Daten haben, sind zur Einhaltung der datenschutzrechtlichen Bestimmungen verpflichtet.
9 Welche Rechte hast du?
9.1 Auskunft
Du kannst jederzeit Auskunft, Datenherausgabe und Datenübertragung für die von uns über dich gespeicherten Daten verlangen. Die Daten in der CeviDB (siehe Pkt. 11) kannst du mit deinem persönlichen Login einsehen oder ein solches auf der Geschäftsstelle des Cevi Region AG-SO-LU-ZG verlangen. Dafür ist der Nachweis deiner Identität nötig.
9.2 Löschung und Berichtigung
Du kannst jederzeit verlangen, dass wir deine Daten löschen oder diese berichtigen, solange wir nicht einer gesetzlichen Aufbewahrungspflicht unterliegen oder ein gesetzlicher Erlaubnistatbestand entgegensteht. Die Daten in der CeviDB werden automatisch gelöscht resp. minimiert, wenn du keine Verbindung mehr zum Cevi hast. Bitte beachte, dass die Ausübung deiner Rechte unter Umständen im Konflikt mit vertraglichen Abmachungen stehen und entsprechende Auswirkungen auf die Vertragsdurchführung haben kann (z.B. vorzeitige Vertragsauflösung).
9.3 Rechtsweg
Bist du von der Bearbeitung personenbezogener Daten betroffen, hast du das Recht, deine Rechte gerichtlich durchzusetzen oder bei der zuständigen Aufsichtsbehörde eine Meldung einzureichen. Die zuständige Aufsichtsbehörde in der Schweiz ist der Eidgenössische Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragte: http://www.edoeb.admin.ch.
10 Datenschutz für Websitesbesuchende
10.1 Funktionen
10.1.1 Spendentechnologie
Auf unserer Webseite setzen wir die Spendentechnologie der Firma RaiseNow AG, Hardturmstr. 101, 8005 Zürich ein, deren Datenschutzrichtlinien Sie hier einsehen können: https://www.raisenow.com/ch-de/datenschutz.
10.1.2 Formulare
Wenn du dich in ein Formular auf unserer Website einträgst, speichern wir deine Angaben und deine Kontaktdaten für die Bearbeitung deiner Anfrage und für anfällige Anschlussfragen. Anmeldedaten für Cevi-Angebote werden in die Mitgliederdatenbank CeviDB übertragen.
Wir nutzen für die technische Abwicklung Google Forms und Google Drive.
10.1.3 Cookies
Wir verwenden auf unserer Website «Session-Cookies». Diese Cookies werden nach deinem Besuch automatisch gelöscht.
Andere von uns genutzte Cookies bleiben auf deinem Gerät, bis du sie löscht. Durch diese Cookies können wir deinen Browser beim nächsten Versuch wiedererkennen und z.B. Spracheinstellungen speichern. Unsere Website wird durch diese Cookies benutzerfreundlicher, effektiver und sicherer. Da die Cookies auf deinem Gerät gespeichert werden, hast du die Kontrolle über die Cookies und du kannst diese vollständig löschen oder deaktivieren. Die meisten Browser sind standardmässig so eingestellt, dass Cookies akzeptiert werden.
10.1.4 Tracking Tools
Durch Tracking Tools können wir einen Überblick über die Besuche und das Nutzungsverhalten (wie Zeit und Dauer von Websitesbesuchen) auf unserer Website verschaffen. Wir können so unsere Websitesinhalte und Dienstleistungen optimieren. In der Regel erfolgen die Analyse und Übertragung dieser Informationen anonym, es kann aber sein, dass die volle IP-Adresse an einen Server des Anbieters übertragen wird.
10.1.5 Weitere Technologien
10.1.5.1 Google Maps / YouTube
Unsere Webseite nutzt das Angebot von Google Maps und YouTube. Mittels Google Maps können wir dir interaktive Karten direkt in der Website anzeigen und ermöglichen dir die komfortable Nutzung der Karten-Funktion. YouTube bietet die Möglichkeit, Videoinhalte darzustellen. YouTube ist eine Tochterfirma von Google. Weitere Informationen zu Zweck und Umfang der Datenerhebung und deiner Verarbeitung durch Google erhältst du neben weiteren Informationen zu deinen diesbezüglichen Rechten und Einstellungsmöglichkeiten zum Schutze deiner Privatsphäre unter: www.google.de/intl/de/policies/privacy.
10.1.5.2 WordPress Emojis
Unsere Websites nutzt Emojis und Smilies, welche von einem externen Server geladen werden. Dienstanbieter für den Abruf von WordPress Emojis und Smilies ist Automattic Inc. 60 29th Street #343, San Francisco, CA 94110, USA. Dieser Drittanbieter speichert die IP-Adresse, um die Emoji-Dateien an den Browser übermitteln zu können.
11 Mitgliederdatenbank CEVIDB
11.1 Was wird in der CEVIDB gespeichert?
Die CeviDB wird vom Cevi Schweiz, den Cevi Regionen und den Cevi Abteilungen für die Mitgliederverwaltung genutzt. Es werden Daten gespeichert die du als Mitglied einer Cevi-Organisation bekannt gibst. Der Cevi Schweiz hat dabei nur teilweise Zugriff auf Daten der Regionen und Abteilungen. Die Regionen haben wiederum auch nur teilweise Zugriff auf Daten der Abteilungen Die Daten werden auf Servern in der Schweiz gespeichert. Die Daten, welche auf der CeviDB gespeichert werden, sind insbesondere:
> Personenstammdaten (Anrede, Ceviname, Vorname, Name, Adresse, Geburtsdatum, Telefonnummer, E-Mail, Social Media, Sprache, J+S Personennnummer, Nationalität gemäss J+S, Profilfoto, Qualifikationen, Anlassteilnahmen und Verteilergruppen)
> Geschlecht
> In Ausnahmefällen bei konkreter Notwendigkeit besonders schützenswerte Daten, wie Gesundheitsdaten, Konfession oder AHV-Nummer
> Hinweise zu Ausbildungen
> Familiäre Verbindungen
> Datum Ein- und Austritt
> Rollen
> Anlässe
> Zusatzinformationen (Bemerkungen, Notfallkontakte, etc.)
11.2 Zweck der Datenbearbeitung in der CEVIDB
Die Angaben in der Mitgliederdatenbank dienen dazu die Vereinszwecke, wie die Durchführung von Lagern, Kursen und weiteren Aktivitäten zu erfüllen und die Sicherheit der Teilnehmenden zu gewährleisten. Zudem können wir die Daten nutzen, um mit dir zu kommunizieren und Informationen weiterzuleiten.
11.3 Auswertung CEVIDB
Die Angaben in der CeviDB können statistisch ausgewertet werden. Dazu können Angaben zu Geschlecht, Wohnort, Alter, familiären Verbindungen, Ein- und Austritte und weiteres ausgewertet werden. Wir können diese Daten auch in entsprechende Kategorien einteilen. Dies geschieht, um das Angebot des Cevi auszuwerten und somit die Qualität der Angebote zu kontrollieren und weiterzuentwickeln.
Es werden keine Profile der einzelnen Mitglieder erstellt, die Auswertung erfolgt anonymisiert.
11.4 Mails, Newsletter, Fundraising-Versände & Werbung
Je nach deiner Rolle im Cevi darf dich die Cevi-Organisation z.B. in Newslettern oder postalisch im Rahmen von Mitgliederzeitschriften oder Fundraising-Versänden anschreiben. Wir tun dies im Zusammenhang mit den Aktivitäten des Cevi.
Die Anmeldung für den Newsletter erfolgt von aktiven Rollen, welche in der CeviDB erfasst werden oder aufgrund der Mitarbeit oder Teilnahme an Anlässen des Cevi Region AG-SO-LU-ZG. Du kannst dich mit einem Link in den Newslettern von diesen abmelden.
Wir können dich auch auf Aktivitäten und Angebote von Partner oder Drittorganisationen hinweisen, die einen Bezug zum Cevi haben und dem Zweck des Cevi entsprechen. Werbung, insbesondere für Partner- oder Drittorganisationen, die nicht direkt dem Cevizweck dienen, erhältst du nur mit deiner vorherigen Zustimmung. Du kannst eine solche Zustimmung jederzeit zurückziehen.
Wir dürfen deine Daten für den technischen Versand an Dritte (z.B. Mailchimp) weitergeben. Diese speichern unter Umständen alle Formulare und Kontaktangaben. Wir können dein Nutzungsverhalten zur Verbesserung des Newsletters statistisch auswerten. Dies geschieht durch Bildelemente, deren Abruf wir feststellen können. So können wir nachvollziehen, ob und wann eine Mail geöffnet wurde. Soll dies nicht geschehen, musst du deinen Browser und dein E-Mail-Programm so einstellen, dass diese Techniken nicht benutzt werden können. Daten zum Zwecke des Newsletterbezugs (z.B. E-Mail-Adresse) werden unter Umständen auf den Servern der Anbieter in der EU oder USA gespeichert z.B. bei Mailchimp in den USA.
12 Fotos und Videos
Während den Angeboten des Cevi Region AG-SO-LU-ZG werden üblicherweise Fotos und Filme gemacht. Mit der Anmeldung wird zugestimmt, dass diese für die Kommunikationsmittel des Cevi Region AG-SO-LU-ZG weiterverwendet werden können (z.B., Kursprospekte, Websites, Print-Publikationen, Socialmedia-Kanäle etc.). Bitte melde dich bei den Angebots-Verantwortlichen, wenn du damit nicht einverstanden bist.